Met de module Vrijwilligersplanning kunt u roosters maken en vrijwilligers inplannen. 

 Vrijwilligersplanning

De module Vrijwilligersplanning is een van de ruim 30 optionele modules van e-Captain. De medewerkers/vrijwilligersmodule beschikt over verschillende flex-elementen, welke u in staat stellen een gepersonaliseerd rooster aan te maken. U maakt eenvoudig roosters aan en bepaalt zelf of u deze aan een activiteit koppelt of niet. Indelen van medewerkers kan zowel handmatig als geautomatiseerd, waarbij het systeem rekening houdt met kwalificatie en gemaakte uren van medewerkers.

Medewerkers kunnen vrijstellingen krijgen voor functies, door bijvoorbeeld intensief werk in een andere functiegroep. In Ledenbeheer kunt u mensen indelen in groepen, gebaseerd op hun functie (bijvoorbeeld een barteam en een groep groenvoorziening).

Ruilen binnen en tussen functies

Uw medewerker kan vervolgens de dienst bevestigen, maar ook ruilen is mogelijk via deze module. Als beheerder kunt u gemakkelijk een overzicht krijgen in de lopende en bevestigde ruilverzoeken en ziet u in één oogopslag de toegewezen medewerkers in een overzichtelijk schema. Medewerkers kunnen ruilen van shifttijd met een andere medewerker, maar ze kunnen ook een verzoek indienen tot ruilen van functie. Zo zou het kunnen zijn dat iemand liever meedoet aan tuinonderhoud dan aan de schoonmaak. Hiervoor kan dan een functie-ruilverzoek worden ingediend.

Persoonlijke mails

Waar voorheen mensen binnen een werkactiviteit dezelfde bevestigingsmail kregen, worden mails voortaan verstuurd per functie. Zo krijgt bijvoorbeeld een barhoofd andere informatie toegestuurd dan een medewerker bardienst.

Losse roosters maken

Om een activiteit in goede banen te leiden, zijn er handjes nodig. U heeft bar- of culinair medewerkers nodig, wedstrijdbegeleiders of andere hulp. Er zijn echter ook veel handen nodig om een vereniging of organisatie draaiende te houden los van activiteiten. Zo kunnen er momenten zijn dat er een bestuurslid aanwezig moet zijn, iemand bij de uitslagentafel moet zitten, dat er tuinonderhoud gepleegd moet worden of het clubhuis moet worden schoongemaakt.

Voor al deze dingen kunt u met deze module roosters maken. U kiest zelf of dit een herhaalrooster is (twee dagen in de maand wordt het hele clubhuis schoongemaakt) of eenmalig (de club moet opgeknapt worden na een storm). Dit rooster kunt u automatisch laten indelen (op volgorde van reeds gemaakte uren) of u kunt handmatig mensen selecteren. Het is ook mogelijk dat medewerkers zichzelf opgeven.

Gepersonaliseerde werktijden

Bijvoorbeeld in het geval van bardienst, kan het best zo zijn dat er een piekmoment verwacht wordt waarbij meer personeel nodig is dan vroeg in de middag. De module maakt het dan ook mogelijk om binnen een functie verschillende werktijden te selecteren. Zo kunt u iemand een lange bardienst geven en een ander een langere shift. Deze aangepaste shifttijden worden overzichtelijk weergegeven in het werkschema als een nieuw roosterblok. De medewerkers ontvangen een mail met hun persoonlijke start- en eindtijd.

Medewerker roosters

Met deze module kunt u gemakkelijk medewerkers plannen en vragen om specifieke krachten voor een losse activiteit. U maakt gemakkelijk planningen en genereert eenvoudig een overzicht van de activiteiten; de activiteitenlijst.

Voordelen Vrijwilligersplanning
in e-Captain

Uitbreidingen

De module Vrijwilligersplanning kan worden uitgebreid met verschillende optionele modules.