Documentenbeheer in e-Captain

Wat is de module Documentenbeheer?

De module documentenbeheer is gemaakt om alle voorkomende papieren (inschrijfformulieren, brieven, correspondentie enz) die van oa leden bewaard moet worden, op te slaan in e-Captain bij het lid zelf. Groot voordeel is dat zowel de informatie van het lid, de facturen, alle emailingen naar het lid en de contactinformatie allemaal aanwezig kan zijn in e-Captain.  Een volledig beeld over de communicatie met het lid voor zover dat bij u nodig mocht zijn.

De module zorgt ervoor dat u statische documenten zoals bv statuten, reglementen, huishoudelijke zaken, procedures enz allemaal kunt plaatsen en wel op een manier dat deze ook gekoppeld zijn aan de relatie of het lid waar het betrekking op heeft. De documenten kunnen rechtstreeks ge-upload worden in de module maar ook via de ledenkaart geplaatst worden in de module. 

Documentenbeheer voor relaties

U kunt dossiers aanmaken en een dossier vullen met diverse documenten. Dat is erg makkelijk indien meerdere documenten betrekking hebben op een onderwerp. Een lid of relatie kan natuurlijk meerdere dossiers hebben. 

De module biedt u de mogelijkheid om dwars door alle documenten heen te zoeken en dus snel de juiste informatie boven tafel te krijgen. Alle documenten kunnen weer worden geëxporteerd of worden afgedrukt. 

Documenten kunnen revisiedata hebben zodat u meldingen krijgt wanneer u een document moet herzien, of beantwoorden en zelfs wanneer u antwoord moet krijgen. Reminders om u te helpen uw  activiteiten en werkzaamheden op een optimale manier te ondersteunen.