Met de module Documentenbeheer kunt u alle documenten (inschrijfformulieren, contracten, brieven, et cetera) van relaties opslaan op de ledenkaart van de relatie.

Documentenbeheer

De module Documentbeheer is een van de ruim 30 optionele modules van e-Captain. De module documentenbeheer is gemaakt om alle voorkomende papieren (inschrijfformulieren, brieven, correspondentie) die van o.a. leden bewaard moet worden, op te slaan in e-Captain bij het lid zelf.

Groot voordeel is dat zowel de informatie van het lid, de facturen, alle e-mailingen naar het lid en de contactinformatie allemaal aanwezig kan zijn in e-Captain. Een volledig beeld over de communicatie met het lid voor zover dat bij u nodig mocht zijn.

De module zorgt ervoor dat u statische documenten zoals bv statuten, reglementen, huishoudelijke zaken, procedures enz. allemaal kunt plaatsen en wel op een manier dat deze ook gekoppeld zijn aan de relatie of het lid waar het betrekking op heeft. De documenten kunnen rechtstreeks geupload worden in de module maar ook via de ledenkaart geplaatst worden in de module.

Documentenbeheer voor relaties

U kunt dossiers aanmaken en een dossier vullen met diverse documenten. Dat is erg makkelijk indien meerdere documenten betrekking hebben op een onderwerp. Een lid of relatie kan natuurlijk meerdere dossiers hebben.

De module biedt u de mogelijkheid om dwars door alle documenten heen te zoeken en dus snel de juiste informatie boven tafel te krijgen. Alle documenten kunnen weer worden geëxporteerd of worden afgedrukt.

Documenten kunnen revisiedata hebben zodat u meldingen krijgt wanneer u een document moet herzien, of beantwoorden en zelfs wanneer u antwoord moet krijgen. Reminders om u te helpen uw activiteiten en werkzaamheden op een optimale manier te ondersteunen.

Overzichten

Het laatste onderdeel van het Documentenbeheer is de pagina Overzichten. Op deze pagina kunt u een aantal overzichten raadplegen die u informatie kunnen geven over de geplaatste documenten.

Facturen uploaden

Met de module Documentenbeheer krijgt u in het inkoopboek van de Boekhouding een optie erbij om inkoopfacturen te uploaden. Deze kunt u dan gemakkelijk koppelen aan uw boeking.