Word koppeling in e-Captain

Wat is de module Word koppeling?

Word koppeling is een applicatie om een automatische koppeling tussen Microsoft Word en e-Captain tot stand te brengen. Zo kunt u op een eenvoudige manier uw gegevens uit e-Captain samenvoegen met een Word document om bijvoorbeeld brieven of etiketten te maken.

Downloaden & installatie

U kunt de laatste versie van e-Captain Reader downloaden vanuit e-Captain bij het onderdeel Rapportage. Klik op de link: e-Captain Reader Installer om het bestand te downloaden. Kies voor uitvoeren om de installatie direct te starten.

Netwerk installatie

Maak een map aan op uw netwerk en zorg ervoor dat iedere e-Captain gebruiker lees- en schrijfrechten heeft. Bijvoorbeeld: z:\apps\captainreader. Kies bij het installeren voor deze map op het netwerk.   

U kunt het programma installeren door captainreader.exe uit te voeren vanuit de map waar u het heeft geïnstalleerd. De installatie dient herhaald te worden op elke PC waarmee in e-Captain wordt gewerkt. U kunt eventueel een snelkoppeling op het bureaublad plaatsen.

Standalone installatie (Eigen PC)

Als u de installer download en uitvoert wordt e-Captain Reader voor u geïnstalleerd.  Door e-Captain Reader eenmaal uit te voeren verschijnt de volgende melding. e-Captain Reader zal zelf de map Dowloads en de map Sjablonen aanmaken en zichzelf koppelen aan uw internet explorer.

Word e-Captain Reader is makkelijk aan te leren

Werken met e-Captain Reader is gemakkelijk. Selecteer een lijst vanuit het onderdeel Rapportage. Kies bij uitvoer voor “Captain Reader” en klik op de knop “Bekijk Lijst”. e-Captain Reader wordt nu automatisch opgestart en de lijstgegevens worden automatisch gedownload.

Kies een Sjabloon uit de lijst aan de linkerkant en druk op de knop Mail Merge om uw brief in Word samen te voegen. Als u klaar bent kunt u het samengevoegde document afdrukken en eventueel opslaan voor archief doeleinden. 

Let op: Het samengevoegde document gelieve niet op te slaan in de map Sjablonen van e-Captain Reader. Hiervoor kunt u de map brieven gebruiken.

Wordsjabloon aamaken

Indien u nog geen Sjablonen heeft moet u deze eerst aanmaken met de knop “Nieuw sjabloon”. Vervolgens maakt u uw brief met de tekst en layout zoals u die wilt. U kunt de velden uit e-Captain koppelen door een samenvoegveld in te voegen. 

Voor het invoegen van samenvoegvelden verwijzen wij u naar het help bestand van uw Word versie. Dit omdat er verschillende versies in omloop zijn. Hieronder volgen een aantal voorbeelden van samenvoegvelden in Word 2003.

"Veldnaam” is de naam van de kolom uit het rapport. De kolomnamen moeten worden ingevoerd zonder spaties of vreemde tekens.

Beschikbare mail merge velden

Tip: Een lijst van beschikbare veldnamen kunt u opvragen door vanuit e-Captain op de link “Bekijk beschikbare Mail Merge velden” te klikken.

Afdruk samenvoegen

Het kan ook handig zijn om de werkbalk “Afdruk samenvoegen” aan te zetten.

Samenvoegvelden invoegen

Door op de knop “Samenvoegvelden invoegen” te klikken krijgt u een lijst met beschikbare samenvoegvelden te zien.

Wordsjabloon voorbeeld in e-Captain

Als uw sjabloon af is kunt u deze opslaan in de map Sjablonen van het programma e-Captain Reader. Reeds bestaande brieven kunt u eventueel ook naar deze map kopiëren. Bijv. c:\program files\captainreader\sjablonen