Verhuurobjecten in e-Captain

Enkele voordelen Verhuurobjecten module

• Verhuur registratie en facturatie. Bijv: havenbeheer, Botenbeheer, kluisjes verhuur, parkeerplaatsen, sleutel registratie etc
• Prijsberekening per stuk, per m1, m2 en m3
• Seizoen, zomerseizoen, winterseizoen
• Visuele planner
• In 1 oogopslag de bezetting zien: per uur, dag, week, maand, jaar
• En meer...

Wat is de module verhuurobjecten?

Het definiëren van verhuurobjecten is eigenlijk heel eenvoudig. Maar dan moet u wel weten wat een object is en hoe dat werkt. Laten we daarom eerst maar eens uitleggen wat het betekend om objecten te plannen.

Een object is een verhuurartikel dat de vereniging in zijn of haar bezit heeft. Voorbeelden hiervan zijn onder andere:

• Ligplaatsen voor boten
• Parkeerplaatsen
• Kluisjes om materiaal in op te bergen
• Manege boxen waar paarden staan
• Parkeerplaats voor een trailer en dergelijke

Alles wat de vereniging in eigendom heeft en kan verhuren aan leden, dat zijn objecten. Misschien is een beter woord verhuuradministratie.

Hoe zit dat nu met een vereniging? De vereniging is eigenlijk de tussenpersoon tussen de huurder (het lid van de vereniging) en het product dat verhuurd wordt. Dus we hebben huurders (leden), de vereniging en de verhuurartikelen.

In het ledenbestand worden de leden opgevoerd. Deze gebruiken we ook om te factureren. De vereniging is ook bekend, anders kunt u niet in e-Captain werken. Dus moeten we de verhuurartikelen (objecten) nog aanmaken.

Objecten aanmaken

in het kort komt het op het volgende neer:

• Maak een groep (catergorieën definiëren) waar de aantallen artikelen in komen te staan
• Maak de verhuurartikelen (planning beheer) aan, dit kan zijn bijvoorbeeld 100 ligplaatsen
• Als dit is gebeurt heeft u eigenlijk alle verhuurartikelen opgevoerd in e-Captain
• De leden had u al gedaan, dus kunt u nu een lid koppelen aan een object/artikel

Hier geeft u dan nog aan over welke periode het gaat en wat de financiële consequenties zijn. Op basis hiervan wordt er een financiële regel gemaakt en aan het lid gekoppeld. Dit is via normale wijze te factureren.

In feite is dit wat u altijd al doet. Stel een lid komt op een vereniging en vraagt naar de mogelijkheid voor een eigen parkeerplaats. U weet dat het een lid is. Dat kunt u controleren via uw e-Captain ledenadministratie.

Uw actie is dus kijken in e-Captain of er een vrije parkeerplaats is. Is die voorhanden en akkoord bevonden door het lid dan koppelt het lid aan die parkeerplaats. De financiën worden aangemaakt. U factureert en in de planning ziet u dat de vrije parkeerplaats is uitgegeven aan het lid dat u aan die plaats heeft gekoppeld.

e-Captain voorziet met dit onderdeel in een grote behoefte hoewel er altijd wensen blijven bestaan. De agenda die u zelf aanmaakt in e-Captain kan een aantal velden bevatten. Deze selecteert u zelf uit een rij met mogelijk te gebruiken velden. Standaard zijn dit altijd de dag dat de activiteit plaats vind, een omschrijving hiervan en in welke categorie de activiteit valt. U kunt in e-Captain namelijk meerdere activiteitengroepen maken zodat u niet altijd alles opnieuw hoeft te doen.

U definieert bijvoorbeeld de activiteit familiedag zeildag. Hier geeft u datum, tijd, locatie, beschrijving et cetera op als standaard velden. Vervolgens wilt u graag dat personen die de lezing willen volgen, zich opgeven zodat u weet wat u kunt verwachten en de juiste hoeveelheid stoelen heeft staan.